Qu'est-ce que SATI GEST PRO ?
SATI GEST PRO est une application de gestion conçue spécifiquement pour les centres de reprographie, imprimeries et cybercafés. Elle vous permet de suivre, contrôler et analyser toute l'activité de votre centre depuis votre téléphone ou ordinateur.
Savoir exactement combien d'argent est entré et sorti chaque jour · Vérifier que vos employés saisissent honnêtement · Générer des reçus et devis professionnels · Avoir vos rapports financiers prêts en 30 secondes · Suivre l'état de chaque machine
Pourquoi c'est important
Dans un centre de reprographie, il est très difficile de savoir si vos recettes correspondent réellement aux copies effectuées. Chaque machine possède un compteur intégré qui enregistre le nombre total de copies depuis sa fabrication. En comparant ce compteur chaque jour, SATI GEST PRO peut détecter si les recettes déclarées correspondent aux copies réellement effectuées.
Votre machine affiche 10 000 copies ce matin et 10 350 copies ce soir : elle a donc fait 350 copies. Si votre opérateur déclare 300 copies seulement, SATI GEST PRO affiche immédiatement un écart de 50 copies manquantes. À 15 FCFA la copie, c'est 750 FCFA non déclarés — chaque jour, cela peut représenter beaucoup d'argent en fin de mois.
Comment fonctionne l'application
L'application fonctionne sur votre téléphone Android ou iPhone, ainsi que sur tout ordinateur avec un navigateur internet (Chrome, Firefox, Safari...). Toutes les données sont automatiquement sauvegardées dans le nuage — vous ne risquez jamais de perdre vos informations, même si vous perdez votre téléphone.
L'application peut fonctionner même sans connexion internet. Si le réseau est coupé, vous continuez à saisir normalement. Dès que la connexion revient, tout se synchronise automatiquement.
Installer l'application sur votre téléphone
SATI GEST PRO s'installe directement depuis votre navigateur internet, sans passer par aucune boutique d'applications. L'installation prend moins d'une minute.
Sur un téléphone Android (avec Chrome)
Ouvrez Chrome et allez sur le lien fourni par SATI SARL
L'adresse ressemble à : gest-pro-225.web.app. Tapez-la dans la barre d'adresse de Chrome.
Appuyez sur les trois points en haut à droite
Un menu s'ouvre avec plusieurs options.
Choisissez "Ajouter à l'écran d'accueil"
Une fenêtre apparaît avec le nom de l'application. Appuyez sur "Ajouter".
L'icône SATI GEST PRO apparaît sur votre écran
Vous pouvez maintenant ouvrir l'application comme n'importe quelle autre application.
Sur un iPhone (avec Safari)
Ouvrez Safari et allez sur le lien de l'application
Important : utilisez Safari et non Chrome sur iPhone.
Appuyez sur le bouton de partage (le carré avec une flèche)
Ce bouton se trouve en bas au centre de l'écran.
Faites défiler et choisissez "Sur l'écran d'accueil"
Puis appuyez sur "Ajouter" en haut à droite.
Sur un ordinateur, vous pouvez simplement mettre l'adresse de l'application en favori dans votre navigateur. L'application fonctionne exactement de la même façon.
Première configuration
La première fois que vous ouvrez SATI GEST PRO, un assistant vous guide à travers 5 étapes pour configurer votre entreprise. Cela prend environ 5 à 10 minutes.
Étape 1 — Votre entreprise
Renseignez le nom de votre centre, votre téléphone, votre adresse et les informations officielles (RCCM, numéro de contribuable si vous en avez). Ces informations apparaîtront sur tous vos documents (reçus, devis, rapports).
Si SATI SARL vous a fourni un code d'activation (format XXXX-XXXX), saisissez-le. Sinon, laissez le champ vide pour bénéficier d'un essai gratuit de 40 jours avec toutes les fonctionnalités.
Étape 2 — Vos mots de passe
Vous créez deux mots de passe distincts :
- Mot de passe Gérant : accès complet à tout (tableau de bord, finances, réglages). À garder secret, pour vous uniquement.
- Mot de passe Opérateur : accès limité à la saisie quotidienne. Donnez-le à votre employé.
Notez vos mots de passe dans un endroit sûr. Si vous oubliez le mot de passe Gérant, vous pouvez le modifier dans Réglages → Sécurité (tant que vous y avez encore accès).
Étape 3 — Vos machines
C'est ici que vous enregistrez chaque machine de copie (photocopieur, imprimante) que vous utilisez. Pour chaque machine :
- Nom : donnez-lui un nom que vous reconnaissez facilement (ex: "Canon du fond", "HP couleur")
- Type : sélectionnez si c'est une machine A4 noir&blanc, A4 couleur, A3 noir&blanc, ou A3 couleur
- Compteur actuel : allez voir la valeur affichée sur l'écran de la machine en ce moment (voir chapitre sur les compteurs)
- Tarif par copie : le prix que vous facturez pour une copie sur cette machine (en FCFA)
Étape 4 — Vos soldes de départ
Indiquez combien d'argent vous avez en ce moment dans chaque compte : combien d'espèces en caisse, combien sur Wave, combien sur Orange Money.
Étape 5 — Confirmez
Relisez les informations et cliquez "Terminer". Votre application est prête !
Le Gérant Accès complet
Le Gérant, c'est vous — le propriétaire ou responsable du centre. Avec le mot de passe Gérant, vous avez accès à tout.
Ce que le Gérant peut faire
| Section | Ce que vous y trouvez |
|---|---|
| 📊 Aujourd'hui | Vue complète de la journée : recettes, dépenses, écarts, alertes |
| 💰 Finances | Vos comptes (Wave, OM, espèces), l'historique des opérations, les virements |
| 📄 Documents | Créer et gérer les reçus et devis |
| 📦 Stocks | Papier, cartouches, crédits clients, fournisseurs |
| ⚙️ Réglages | Machines, charges fixes, sécurité, corrections, configuration |
L'Opérateur Saisie quotidienne
L'Opérateur est votre employé qui travaille chaque jour à la machine. Il utilise son propre mot de passe et n'a accès qu'à ce qui concerne son travail quotidien.
Ce que l'Opérateur peut faire
| Section | Ce qu'il y fait |
|---|---|
| 🖨️ Compteurs | Relever les compteurs des machines matin et soir |
| 📋 Mes travaux | Enregistrer les travaux (reliures, saisies, autres) |
| 💵 Caisse | Saisir les paiements Wave, Orange Money et espèces reçus |
| 📅 Historique | Consulter ses saisies des jours précédents |
| 📄 Documents | Créer des reçus pour les clients |
L'Opérateur ne peut pas voir vos finances globales, modifier les réglages, ni accéder au tableau de bord du Gérant. Chaque accès est complètement séparé.
Utiliser sur deux téléphones différents
Idéalement, le Gérant et l'Opérateur utilisent chacun leur propre téléphone. Pour que l'Opérateur puisse accéder à la même entreprise depuis son téléphone :
Trouvez votre identifiant d'entreprise
Dans l'application Gérant : Réglages → Outils → "Votre identifiant unique". C'est un code du type ent_a3b7k2m9.
Sur le téléphone de l'Opérateur
Ouvrez l'application → si l'application n'est pas encore configurée, choisissez "Rejoindre une entreprise" et saisissez l'identifiant.
L'Opérateur se connecte avec son mot de passe
Il voit immédiatement le même espace que vous, mais avec un accès limité à ses fonctions.
Comprendre les compteurs de machine
Chaque photocopieur et imprimante professionnelle possède un compteur électronique intégré dans son circuit. Ce compteur enregistre automatiquement le nombre total de pages imprimées ou copiées depuis la fabrication de la machine. Il ne peut pas être remis à zéro et continue de s'incrémenter chaque fois qu'une page sort de la machine.
Comment lire le compteur d'une machine Canon/Ricoh/Sharp
La procédure varie selon la marque, mais voici les méthodes les plus courantes :
| Marque | Comment accéder au compteur |
|---|---|
| Canon | Appuyez sur "Compteur de vérification" ou "Informations" sur l'écran tactile → cherchez "Compteur total" ou "Total copies" |
| Ricoh | Menu → Informations système → Compteurs → "Total copies" ou "Total pages imprimées" |
| Sharp | Touches système → Compteur total de pages |
| Konica Minolta | Menu → Utilitaire → Compteur → "Total copies" |
| Kyocera | Menu → État de la machine → Pages imprimées |
| HP | Imprimer une "Page de configuration" depuis le menu → le compteur apparaît dans la liste |
Si vous ne trouvez pas le compteur, prenez une photo de l'écran de votre machine et envoyez-la à SATI SARL. Nous vous aiderons à le localiser pour votre modèle spécifique.
Comment SATI GEST PRO utilise les compteurs
Chaque matin, votre opérateur relève le compteur. Chaque soir (ou le lendemain matin), il relève à nouveau. La différence entre les deux valeurs = les copies réalisées dans la journée.
L'application multiplie ensuite ce nombre par votre tarif pour calculer le chiffre d'affaires théorique des copies.
Si le chiffre d'affaires déclaré par l'opérateur est inférieur au chiffre théorique, cela signifie qu'il y a un écart à expliquer — erreur, papier gâché, ou potentiellement de l'argent non déclaré.
Comment l'Opérateur saisit les compteurs
C'est la première chose que l'Opérateur doit faire chaque matin avant de commencer le travail.
Ouvrir l'application et se connecter avec le mot de passe Opérateur
Appuyer sur "Opérateur" sur l'écran d'accueil, puis saisir le mot de passe.
Aller dans l'onglet "Compteurs"
C'est le premier onglet en bas de l'écran (icône d'imprimante). Il voit la liste de toutes les machines.
Pour chaque machine, aller lire le compteur
L'opérateur va physiquement voir chaque machine, lit le numéro affiché sur l'écran et le note.
Saisir les valeurs dans l'application
Pour chaque machine, il entre la valeur du compteur dans le champ correspondant. En bas de l'écran, il voit le "Début" (valeur d'hier) et doit saisir la valeur "Fin" (valeur d'aujourd'hui).
Appuyer sur "Enregistrer les compteurs"
L'application calcule automatiquement les copies réalisées et le chiffre d'affaires théorique.
Ne jamais saisir un chiffre inférieur au compteur de la veille — les compteurs de machine ne peuvent que monter. Si le chiffre est inférieur, vous avez soit fait une erreur de lecture, soit la machine a été remplacée. Contactez SATI SARL dans ce cas.
Une journée type
Voici comment se déroule une journée normale avec SATI GEST PRO :
| Moment | Qui | Action |
|---|---|---|
| Matin (ouverture) | Opérateur | Relever et saisir les compteurs de chaque machine |
| Pendant la journée | Opérateur | Travailler normalement, garder les traces des paiements |
| Soir (fermeture) | Opérateur | Enregistrer les travaux, la caisse, puis valider la journée |
| N'importe quand | Gérant | Consulter le tableau de bord, vérifier les écarts |
| Fin de mois | Gérant | Générer les rapports, analyser les performances |
Enregistrer les travaux Opérateur
Les travaux sont tous les revenus qui ne viennent pas directement des copies machines : reliures, saisies de documents, plastification, transferts d'unités mobile, vente de papier, réparations, etc.
Dans l'onglet "Mes travaux", l'Opérateur voit les types de travaux configurés par le Gérant. Pour chacun, il saisit le montant encaissé.
Montant total : saisissez directement le montant total encaissé pour ce type de travail.
Quantité + Montant : saisissez le nombre d'unités et le montant. Par exemple : 5 reliures × 500 FCFA = 2 500 FCFA.
Quantité × Tarif fixe : saisissez seulement le nombre — le montant se calcule automatiquement selon le tarif configuré.
Si un type de travail manque (par exemple "Vente de clés USB"), le Gérant peut l'ajouter dans Réglages → Prestations.
Gérer la caisse Opérateur
L'onglet "Caisse" permet à l'Opérateur de déclarer tous les paiements reçus dans la journée.
Paiements à déclarer
- Total encaissé : l'argent total reçu dans la journée (copies + tous travaux)
- Wave : montant reçu via Wave Mobile Money
- Orange Money : montant reçu via Orange Money
- Espèces : calculé automatiquement (Total − Wave − Orange Money)
Crédits clients
Si un client ne paie pas immédiatement et vous demande de lui faire confiance, c'est un crédit. Pour l'enregistrer :
Appuyer sur "+ Nouveau crédit client"
Saisir le nom du client et le montant qu'il doit.
Le crédit est enregistré
Il apparaît dans la section "Créances" et sera visible dans le tableau de bord du Gérant.
Quand le client rembourse
Enregistrez le remboursement depuis la fiche client. Le montant est automatiquement ajouté aux recettes de la journée.
Valider la journée Opérateur
En fin de journée, après avoir saisi tous les compteurs, travaux et paiements, l'Opérateur doit valider la journée. Cette étape est importante car elle :
- Confirme que toutes les données ont été saisies
- Verrouille les données pour éviter les modifications accidentelles
- Met à jour les soldes de vos comptes (Wave, Orange Money, Espèces)
- Déclenche les calculs du tableau de bord du Gérant
Le Gérant peut toujours corriger et valider une journée depuis Réglages → Corrections. Sélectionnez la date concernée, vérifiez les données et enregistrez.
Lire le tableau de bord Gérant
Le tableau de bord (onglet "Aujourd'hui") vous donne une vue complète de la journée en cours. Voici comment lire chaque information :
Les indicateurs en haut
| Indicateur | Ce que ça signifie |
|---|---|
| Total encaissé | Tout l'argent entré dans la journée (copies + travaux + remboursements de crédits) |
| Dépenses | Ce que l'Opérateur et vous avez dépensé dans la journée |
| Résultat net | Total encaissé − Dépenses. C'est votre gain réel de la journée |
| Écart de caisse | Différence entre ce qu'il devrait y avoir et ce qui a été déclaré. Idéalement = 0 |
Section "Contrôle des compteurs"
C'est la section la plus importante pour détecter les anomalies. Elle compare :
- Le nombre de copies théoriques (calculé depuis les compteurs de machines)
- Le chiffre d'affaires théorique (copies × tarif)
- Le chiffre d'affaires déclaré par l'Opérateur
Si l'écart est important et inexpliqué, c'est un signal d'alerte à investiguer.
Comprendre et gérer les écarts Gérant
Les écarts peuvent avoir des explications légitimes : papier gâché (bourrages, tests d'impression), copies offertes à des clients, machine en panne quelques instants, etc. Toujours demander l'explication avant de tirer des conclusions.
Que faire face à un écart récurrent ?
- Notez l'heure approximative de l'écart si vous le pouvez
- Discutez avec votre Opérateur calmement et avec les chiffres de l'application
- Si l'écart persiste malgré les explications, envisagez de vérifier physiquement les compteurs vous-même
- En cas de doute sérieux, SATI SARL peut analyser l'historique complet pour vous
La puissance du suivi sur plusieurs jours
Un écart ponctuel n'est pas alarmant. Mais un écart dans la même direction, tous les jours, est un signal clair. L'onglet "Performances" du tableau de bord vous permet de voir la tendance sur plusieurs semaines.
Gérer les finances Gérant
Vos trois comptes
SATI GEST PRO suit en temps réel trois types de comptes :
- Liquidités : l'argent physique en caisse
- Wave : le solde de votre compte Wave Mobile Money
- Orange Money : le solde de votre compte Orange Money
Ces soldes se mettent à jour automatiquement à chaque validation de journée.
Enregistrer une dépense
Dans Finances, appuyez sur "+ Enregistrer une dépense". Sélectionnez la catégorie (loyer, électricité, salaires, papier...), saisissez le montant et le compte utilisé. La dépense est immédiatement déduite de votre résultat.
Virements entre comptes
Si vous transférez de l'argent d'Orange Money vers votre caisse espèces, enregistrez-le dans Finances → "Virement entre comptes". Cela garde vos soldes exacts sans créer de faux revenus ou dépenses.
Retraits et prélèvements personnels
Quand vous retirez de l'argent de la caisse pour usage personnel, enregistrez-le dans "Retraits & Prélèvements". Cela ne compte pas comme une dépense professionnelle mais ajuste votre solde de caisse.
Créer un reçu Gérant & Opérateur
Les reçus SATI GEST PRO sont des documents officiels numérotés avec un code QR d'authentification. Vos clients peuvent scanner ce code pour vérifier l'authenticité du reçu.
Aller dans "Documents" → "Reçus"
Puis appuyer sur "+ Nouveau reçu".
Remplir les informations
Nom du client, description des services (ex: "50 copies A4 + 2 reliures"), montant total.
Appuyer sur "Générer le reçu"
Le reçu est créé avec un numéro automatique et un code QR unique.
Partager ou imprimer
Appuyez sur l'icône de partage pour envoyer le reçu par WhatsApp ou le télécharger en PDF.
Créer un devis Gérant
Un devis est une proposition de prix envoyée à un client avant de faire le travail. Il devient officiel une fois signé par les deux parties.
Dans Documents → Devis, appuyez sur "+ Nouveau devis". Ajoutez les lignes de services avec les descriptions et prix. Le devis reçoit un numéro automatique et une date de validité (par défaut 30 jours). Envoyez-le par WhatsApp ou imprimez-le.
Gérer les machines Gérant
Ajouter une nouvelle machine
Dans Réglages → Machines, appuyez sur "+ Ajouter une machine". Renseignez le nom, le type et les tarifs. Vous pouvez aussi enregistrer l'entretien de chaque machine et voir sa rentabilité mensuelle.
Suivi de l'usure
L'application surveille le nombre de copies depuis la dernière maintenance. Quand une machine approche du seuil d'entretien recommandé, une alerte apparaît sur le tableau de bord. Cela vous évite les pannes surprises.
Rentabilité par machine
Dans le tableau de bord (si le widget est activé), vous pouvez voir pour chaque machine : le chiffre d'affaires généré, le coût de maintenance, et la rentabilité en pourcentage. Très utile pour décider si une machine vaut la peine d'être conservée.
Stocks et fournisseurs Gérant
Gérer votre stock
Dans l'onglet Stocks, vous pouvez enregistrer vos articles (papier, cartouches d'encre, transparents...) avec les quantités et le seuil d'alerte. Quand le stock passe sous ce seuil, une alerte apparaît sur votre tableau de bord.
Enregistrer les achats fournisseurs
Chaque fois que vous achetez du papier ou des fournitures, enregistrez-le dans Stocks → Fournisseurs. Cela met à jour votre stock automatiquement et garde une trace de vos dépenses.
Crédits clients Gérant
La section Crédits (dans Stocks) liste tous les clients qui vous doivent de l'argent. Pour chaque client, vous voyez l'historique complet des crédits accordés et des remboursements.
Consultez la liste des crédits chaque semaine et contactez les clients qui ont des crédits anciens. L'application peut générer une fiche client imprimable avec tout l'historique.
Corriger une journée passée Gérant
Des erreurs de saisie peuvent arriver. SATI GEST PRO permet de corriger n'importe quelle journée des 365 derniers jours.
Aller dans Réglages → Corrections
Sélectionner la date à corriger
Le formulaire affiche automatiquement les données de cette journée.
Modifier les valeurs incorrectes
Champs financiers, compteurs, travaux, observations.
Appuyer sur "Enregistrer les modifications"
Les soldes des comptes sont recalculés automatiquement.
Rapports financiers officiels Gérant
SATI GEST PRO peut générer des rapports financiers certifiés en quelques secondes. Ces rapports sont formatés avec l'en-tête de votre entreprise et peuvent être utilisés auprès de votre banque, comptable ou partenaires.
Accès : Réglages → Outils → Rapport officiel PDF.
Générez un rapport mensuel le dernier jour de chaque mois et gardez-le en archive. Cela vous sera très utile en cas de contrôle fiscal ou pour demander un financement bancaire.
Sauvegarder vos données Gérant
Vos données sont automatiquement sauvegardées dans le nuage en temps réel. Vous ne pouvez pas perdre vos données suite à une panne de téléphone ou une perte d'appareil.
Cependant, nous recommandons de faire une sauvegarde manuelle supplémentaire une fois par semaine, pour garder une copie sur votre ordinateur.
Accès : Réglages → Outils → Sauvegarde & Restauration → "Télécharger la sauvegarde". Un fichier sera téléchargé sur votre appareil que vous pouvez stocker sur une clé USB ou dans votre email.
Questions fréquentes
L'application ne s'ouvre pas
Vérifiez votre connexion internet. Essayez de recharger la page (tirer vers le bas sur mobile, ou appuyer sur F5 sur ordinateur). Si le problème persiste, videz le cache de votre navigateur ou contactez SATI SARL.
J'ai oublié mon mot de passe Gérant
Contactez SATI SARL. Nous pourrons réinitialiser votre accès après vérification de votre identité.
Le compteur affiché semble incorrect
Si le compteur de fin est inférieur au compteur de début, il y a probablement une erreur de lecture. Retournez voir la machine et revérifiez. Les chiffres des compteurs sont toujours très grands (souvent 6 à 8 chiffres).
Mon opérateur dit avoir fait des copies mais le compteur n'a pas bougé
Cela peut arriver si la machine a été en panne ou si les copies ont été faites depuis un autre accès non comptabilisé. Notez-le dans les observations de la journée.
Comment ajouter un nouvel Opérateur ?
SATI GEST PRO fonctionne avec un seul mot de passe Opérateur partagé (selon votre plan). Si vous avez plusieurs employés, ils utilisent le même mot de passe Opérateur. Les saisies ne sont pas attribuées à un employé spécifique.
Puis-je utiliser l'application sur plusieurs téléphones ?
Oui, selon votre plan d'abonnement. Voir le chapitre sur l'installation pour connecter un deuxième appareil.
Contacter SATI SARL
WhatsApp / Téléphone : +225 07 08 54 62 89
Email : gestpro.app@gmail.com
Horaires : Lundi au Samedi, 7h30 – 18h00
Adresse : Daloa, Quartier Baoulé — Côte d'Ivoire
N'hésitez pas à nous contacter pour toute question, même simple. Notre équipe est là pour vous accompagner dans l'utilisation de SATI GEST PRO.